ความเข้าใจผิด
ของการทําสไลด์
สวัสดีครับวันนี้จะมาเล่าเกี่ยวกับเรื่องของ "3 ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการทําสไลด์" นะครับ
จริงๆ เล่าเพื่ออยากจะบอกกับตัวเองตอนอายุ 22 ที่เข้าในองค์กรใหม่ๆนะครับ เห็นด้วยกับผมไหมว่า
เรามักถูกสอนในมหาวิทยาลัย
เรามักไม่ค่อยได้รับโอกาสในการฝึกฝนทักษะการนําเสนอ หรือ Presentation ซึ่งจริงๆ แล้วมันสําคัญมากๆ และมันก็เลยทําให้เรา อาจจะมีชุดความเชื่อที่มันไม่ถูกต้องนัก
ซึ่ง 3 อัน เนี้ย เป็นอันที่ผมเคยเชื่อผิดมาตลอดนะครับแล้วก็ค่อยๆ ปรับผ่านการทํางานในองค์กรระดับโลก 12 ปีเต็มๆ แล้วก็เรียนรู้อะไรเยอะมากนะ ปัจจุบันก็เป็นวิทยากร
ทําสไลด์ไปน่าจะเป็น พันๆ แผ่นแล้วนะครับ แล้วก็ทําคอนเทนต์คล้ายๆ เสมือนสไลด์ใน “สรุปให้”
ใน Facebook Page Leanovative Thinking เนี่ย เยอะมากๆ นะครับ
ผมว่าก็น่าจะเกินพันแล้วเช่นเดียวกัน เป็น 3 ความเชื่อที่มันไม่ค่อยถูกต้องนักครับ ของผมตอนเด็กๆ มีอะไรบ้าง แล้วมันใช่ที่เราคิดบ้างหรือเปล่า เดี๋ยวเรามาเรียนรู้ไปด้วยกัน
1. เยอะไว้ก่อนพ่อสอนไว้นะครับ เพราะว่าเยอะไว้ก่อนจะได้มีอะไรพูด
คือ ตอนเด็กๆ เราเดาใจไม่ถูกว่า ผู้บริหารหัวหน้าอยากได้อะไรเราก็เลยจะเตรียมทุกอย่างที่เรารู้เอาไว้
มันก็เลยเกิดอาการประมาณนี้ สไลด์นั้นก็ดี สไลด์นี้ก็ใช่ เก็บมันไว้ก่อน สไลด์เลยเป็นอย่างนี้บ้างไหมครับ ผมเป็นบ่อยมาก สุดท้ายผมใช้เวลาแบบ 2 อาทิตย์ เตรียมเนื้อหาเยอะมากนะครับ
ตอนเข้าไปนําเสนอผู้บริหารบอกว่า แป๊ะคุงนะ เขาจะเรียกผม "คุง" แล้วผมทํางานบริษัทญี่ปุ่น ผมมีเวลาให้คุณประมาณ 15 นาทีนะที่คุณจะนําเสนอประธานบริษัทนะ เตรียมไป 30 สไลด์คิดว่าทันไหมครับ ไม่ทัน
ถูกต้องไหม ย้ําก่อนนะแต่ว่าเราต้องแยกให้ได้ว่าอะไรสําคัญอะไรเขาถาม แล้วเขาค่อยเราค่อยพูดเนาะ
แยกข้อมูลให้ได้ทีเนี้ยครับ ถ้าเราจะเอาไกด์ไลน์สักนิดหนึ่งมีหนังสือเล่มหนึ่งที่ผมเชียร์ให้พวกเราลองไปหามาอ่านกันดูเป็นหนังสือที่ชื่อว่า “เทคนิคทําสไลด์นําเสนออะไรก็ผ่านในสามนาที” เป็นหนังสือที่ดีมากๆ
เขียนโดยชาวญี่ปุ่นที่อยู่เบื้องหลังการทําสไลด์พรีเซนต์เตชั่นระดับโลกให้กับองค์กรญี่ปุ่นชื่อคุณ Maedan Kamari
พูดเอาไว้ว่า หนึ่งในคอนเซ็ปต์เลยนะครับ
ถ้าคุณอยากจะอธิบายให้เข้าใจง่าย อธิบายให้รู้เรื่องคุณควรจะลองจํากัดการทําสไลด์ของคุณ
ให้อยู่ในประมาณ 5-9 หน้าก็พอ
ก้าวหน้า คือ 9 สไลด์ เพราะถ้าเกินกว่านี้ มีความเป็นไปได้แล้วว่าคนเขาจะรู้สึกว่า เขาจะยากแล้วก็
จําไม่ไหว ให้นึกภาพตามสมัยเราเรียนอาจารย์เปิดสไลด์ไป 20-30 สไลด์ ตอนที่เราเรียนหนังสือ
สมมุติว่าใน 3 ชั่วโมงที่เราเรียนหนึ่งคาบวิชา ตอนที่เราเรียนหนังสือครับมันมีทั้งหมด 100 สไลด์เอาจริงๆ เราจําได้ทุก 100 สไลด์ไหม คําตอบ คือ ไม่ถูกต้องไหม
เราจะจําได้แค่เฉพาะคีย์บางอัน เพราะฉะนั้นหน้าที่ของเราก็คือ หยิบไอ้ตรงที่มันสําคัญๆเอามาเล่าสู่กันฟัง
ซึ่งเรื่องเนี้ยบังเอิญมากเลยครับ คือผมเองผมก็ทําหลักสูตร Master of One Page Summary
ทักษะการสรุปทุกอย่างให้อยู่ในกระดาษหนึ่งใบ
ตอนที่ผมทํางานบริษัทญี่ปุ่น เขาก็จะพูดไว้เช่นเดียวกันว่าถ้าคุณอยากจะสรุปทุกอย่างให้รู้เรื่องในกระดาษหนึ่งแผ่นหัวข้อย่อยที่จะพูดง่ายๆ คือ เทียบเท่าจํานวนหน้าสไลด์แหละ หัวข้อย่อยของคุณ ก็ไม่ควรเกิน 5-9 หัวข้อย่อยเช่นเดียวกันแสดงว่ามันไม่ใช่เรื่องบังเอิญนะครับ
ถ้าเราจะทําสไลด์ให้มีประสิทธิภาพแล้วเข้าใจง่ายเราควรจะลองโฟกัสที่ 5-9 หน้า ที่จําเป็นจะต้องพูด แล้วสไลด์ที่เหลือเก็บเอาไว้ เป็นตัว Attach File เขาถามแล้วค่อยพูด อันนี้คือความเชื่อที่หนึ่งนะครับ เยอะไปใช่ว่าดี
2. ต้องสวย และต้องใช้เวลาในการทํานานๆ
ผมฟังมาจากหลายๆ ท่านที่ผมเคยถามเขา เขาบอกว่าเวลาส่วนใหญ่ในการทําสไลด์หมดไปกับการคลิกเลือก Font , สี และ Template ให้มันสวย ให้มันดี
เพราะฉะนั้นเนี่ย ใช้เวลา 2 อาทิตย์ก็ไม่ใช่เรื่องแปลกเลย ซึ่งจริงๆ ผมก็เคยเป็นคนอย่างงี้ มาก่อนเหมือนกัน ผมนั่งกดคลิกๆๆๆๆๆๆ เอาให้มันสวย ปรับนิด ปรับหน่อยซึ่งจริงๆ แล้วชุดความเชื่อที่ผมคิดว่าดีกว่าแล้วกันนะคือไม่แน่ใจเห็นด้วยกับผมเปล่าว่า
สไลด์ที่ดีมัน คือ สไลด์ที่ได้ผลลัพธ์ที่ทําให้เรา
ได้ผลลัพธ์ด้วยเวลาที่น้อยที่สุด
เอาขึ้นตัวใหญ่ใหญ่เลย สไลด์ดี คือ สไลด์ที่ทําให้เราได้ผลลัพธ์ด้วยเวลาที่น้อยที่สุด ถ้าคุณใช้แบบลีน สไลด์ ก็ไม่ได้มีรูปอะไรเยอะ ไม่ได้ใช้ฟร้อนเยอะ
เอาแค่ว่าให้มันเข้าใจง่าย ส่งข้อความที่เราจะสื่อสารของเราได้ อันนี้ ถือว่าเป็นสไลด์ที่โอเคแล้ว
ในความคิดของผมแล้วกัน ไม่ต้องเชื่อผมทุกอัน อยากให้ฟังแล้วลองไปวิเคราะห์ตามนะครับ แต่ถ้าเกิดคุณใช้เวลาทั้งหมด
ไปกับการทําสไลด์เพื่อจะนําเสนอ 15 นาที ผมไม่ได้บอกว่าไม่ดีนะแค่ว่าเราลองมาตกผลึกกันอีกสักหนึ่งข้อแล้วกัน คือมันมีชุดความคิดอันหนึ่งที่ผมอยากบอกตัวเองตอนเด็กๆ คือ
99% ของคนทํางาน เขาไม่ได้สร้างรายได้จากการที่เขาทําสไลด์สวย
แต่เขามีเงินเดือนจากการที่เขาเอาผลลัพธ์ที่เขาทําได้ดีๆ ผ่านสไลด์ที่เข้าใจง่าย
1% คือ ใคร
คือ คนที่เขาได้เงินจากการทําสไลด์สวยๆ คือ อาชีพ Creative ทำ Graphic มืออาชีพในการทําสไลด์ อันนั้นเขาได้ตังค์จากการทําสไลด์สวย
ถ้าเขาจะใช้เวลา 80% ของเวลาทํางานทั้งหมดในการทําสไลด์อันนั้นไม่ใช่เรื่องแปลก อย่างผมเมื่อก่อนอดีตวิศวกรใช่ไหมครับรายได้ของผมจะมาจากการที่ผมทําผลงานในฐานะวิศวกรได้ดี
แต่ผมก็จะต้องเอางานมาอธิบายให้เข้าใจง่าย ให้คนอื่นเขาทํางานต่อได้เพราะฉะนั้น วิธีคิดมันต้องกลับไปเป็นตรงนี้ คือ
เราจะพยายามใช้เวลาให้น้อยที่สุดแล้วเราจะไม่ได้เน้นสวย ย้ําเลยนะเราจะไม่ได้เน้นสวยนะครับแต่ว่าเราจะเน้นให้มันเข้าใจง่าย
อย่างสไลด์นี้ มันก็ไม่ได้ว่าสวยที่เราเห็นตรงเนี้ยเนอะ มันก็ไม่ได้ว่าสวยมาก นึกออกไหมแต่ว่ามันเป็นสไลด์ที่ทําให้ผมสามารถจะ Deliver หรือว่าส่งสิ่งที่ผมต้องการจะบอกให้กับทุกท่านได้
ถ้าเกิดใครยังรู้สึกว่าสไลด์มันต้องสวย จริงๆมันไม่ใช่ว่าเรื่องไม่ดี แต่ว่า concept ที่สําคัญกว่าคือ สไลด์นั้นเข้าใจง่ายและทําให้เราได้ผลลัพธ์ในเวลาที่น้อยที่สุด
Balance ตัวนี้ให้ดีแล้วการทํางานของเรามันจะง่ายขึ้นนะครับมีท่านหนึ่งนะที่เขาพูดเอาไว้ผมก็ชอบเหมือนกันคือเขาก็บอกว่าเขามาเรียนในหลักสูตรที่เกี่ยวกับเรื่องการทําสไลด์ของผมแล้วเขาก็บอกว่าก็ได้แง่คิดว่า
“สไลด์ที่ดีคือมันคือการสื่อสารให้คนเข้าใจตามที่ต้องการไม่จําเป็นต้องสวยมาก” แต่ให้เข้าใจง่าย
ผมก็ได้ตกผลึกความคิดจากผู้เข้ามาอบรมกับผม เขาก็สอนผมเหมือนกันนะ
ก็ถือว่าเราได้เรียนรู้ร่วมกัน
3. ทำสไลด์เท่ากับสร้างภาพ
อันเนี้ยเป็นปมในใจของผมตอนเด็กๆ คือ ผมจะชอบคิดว่าพวกที่มันวันๆ มันทําแต่สไลด์มันทําแต่นําเสนอ พวกเนี้ยมันชอบสร้างภาพมันขายของ วันๆ มันไม่ทํางานทําการมันมัวแต่นั่งทํา อันเนี้ย คือ ชุดความเชื่อของผมสมัยก่อน
ต้องเท้าความไปสมัยตอนที่เรียนมหาวิทยาลัยอ่ะ เราจะรู้สึกว่าเราทํางานหนักมาก ทําการบ้านหนักมาก ไปวิจัยนู่นนี่นั่นมา
เสร็จแล้วก็มีเพื่อนมาชุบมือเปิดบอกขอโทษทีวะ ไม่ได้ทําขอได้ไหม แล้วมันก็ ประมาณ 5 นาทีแล้วมันก็ได้แบบเดียวกับเรา มันก็เลยติดภาพจําว่า
คนที่พรีเซ็นต์ดี คือ คนที่ไม่ทํางาน
ไม่แน่ใจมีใครคล้ายๆ ผมไหม หรือ เราอาจจะเคยเจ็บปวดกับการที่แบบว่า เฮ้ย เวลาต้องพรีเซนต์เพื่อจะ
โปรโมทอย่างเงี้ย
เราพรีเซนต์ได้ไม่ดีเท่าเพื่อนเรา เรารู้สึกว่าเขาอาจจะทํางานไม่ได้ต่างกับเรามาก แต่เขาได้ไปก่อนแล้วเราก็เลยมีความรู้สึกว่า อ๋อ ไอ้การที่มันพรีเซนต์ดีมันก็คือการสร้างภาพ ไม่แน่ใจคิดคล้ายผมตอนเด็กๆ หรือเปล่า
จริงๆแล้วการทํางานเก่งสําคัญมากนะครับ คือ คุณต้องเป็นคนที่ทํางานเก่งก่อนแต่สิ่งที่สําคัญกว่าก็คือว่า การทํางานเก่ง แต่มันจะดียิ่งกว่าถ้าเราสามารถบอกคนอื่นได้ว่าไอ้สิ่งที่เราทําได้ดี มันสร้างประโยชน์อะไรให้กับเขา
ผมจําได้เลย ก่อนที่ผมจะไปพูดผ่านในเนื้อหาตรงเนี้ย ในคอร์สครับผมพูดเอาไว้เรื่องหนึ่ง ที่ผมว่ามันน่าสนใจมากนะ ผมตอนเด็กๆ ผมแอนตี้เรื่องนี้ตั้งแต่สมัยที่เรียนใช่ไหมครับ
แล้วผมก็เลยรู้สึก การพรีเซนต์ในบริษัทเช่นเดียวกันผมรู้สึกว่าทำ สไลด์มันเสียเวลาเอาเวลาไปทํามาหากินไปทํางานดีกว่าลูกค้าเขารอผลงานของเราเราเชื่ออย่างงั้น
แต่จริงๆ ลึกๆ คือ เรากลัวการนําเสนอ เรากลัวการทําได้ไม่ดีเพราะว่า เรารู้สึกว่าถ้าเราทําพลาด มันจะกลายเป็นว่าผลงานเราก็พังไปด้วย
แล้วผมก็หนีมาตลอดเลย แต่ว่ามีโอกาสไปทํางานที่ญี่ปุ่นก่อนคนอื่นเขานิดหน่อย เพราะว่าเนื่องจากผมเป็นรุ่นแรกในบริษัทพูดญี่ปุ่นพอได้กลับมาก็เลยได้มีโอกาสนําเสนอตรงเนี้ยบ่อย
งานประจําเขาทําเยอะมากอยู่แล้ว
ยังต้องมานั่งทําสลงสไลด์อะไรให้
คือ เรารู้สึกว่ามันเป็นเรื่องที่เสียเวลา
แต่เรากลับมาย้อนดู เราพบเลยว่า
ถ้าวันนั้นเราไม่ได้มีโอกาสพรีเซนต์
ถ้าวันนั้นเราไม่ได้มีโอกาสนําเสนอ
หรือว่าไม่มีโอกาสที่จะ แบบมีรายได้สูงๆ ได้เลย
เพราะ ถ้าคุณเก่งแค่ไหนก็ตามแต่คุณไม่สามารถทําให้คนอื่นรู้ได้ว่าคุณเก่งยังไง คุณสร้างคุณค่าอะไรให้องค์กรได้ความเสียหายมันพอๆ กับการที่คุณทํางานได้ไม่เก่ง นึกออกไหม
คุณเก่งแต่คุณบอกใครไม่ได้ อันนี้คือเรื่องสําคัญมากนะครับในคอร์สผมก็จะพูดเรื่องนี้ไว้ด้วยเหมือนกันว่า
ถ้าคุณเก่งแล้วสิ่งที่คุณต้องทําเพิ่มอีกอันหนึ่งคือ คุณต้องบอกคนอื่นให้ได้ว่า
สิ่งที่คุณทํา มันสร้างประโยชน์ให้ลูกค้ายังไง?
สิ่งที่คุณทํา มันทําให้องค์กรดีขึ้นยังไง?
ทําให้พนักงานทําให้หัวหน้าดีขึ้นยังไง?
นี่ คือ ผลลัพธ์ที่ผมไปอบรมมา แบบบรรยายมาแล้วเขาก็โพสต์กลับมาให้เขาบอกว่า สิ่งที่เขาได้เรียนรู้จากคอร์ส คือ
"เป้าหมายสูงสุดของการทําสไลด์ของเราก็คือ
การสื่อสารที่สร้างคุณค่าผมก็ได้เรียนรู้เหมือนกัน"
จริงๆเราสื่อสาร เพราะเราต้องการสร้างคุณค่า และจะดีมากๆถ้าเราใช้เวลาในการทําน้อย เน้นให้เข้าใจง่าย ไม่ต้องเยอะ เพราะว่ามัน WIN-WIN ทั้งหมด
ฝากไว้นะครับ หวังว่า
ชุด 3 ความเชื่อที่ไม่ถูกต้องของผมในสมัยเด็กแต่ช่วยปรับชุดความเชื่อปัจจุบันของพวกเราได้
แล้วเดี๋ยวพบกัน ในคลิปถัดๆ ไปชอบก็อย่าลืมกดไลก์กดแชร์ให้ด้วยนะครับ สวัสดีครับ
© COPYRIGHT 2021, ALL RIGHTS RESERVED